Cómo automatizar las facturas de proveedores sin cambiar tu ERP.
Es el proceso por el que más pymes empiezan, porque se repite cada día y porque cada error cuesta dinero. Así funciona de principio a fin, con lo que decide la máquina y lo que decide una persona.
De la bandeja de entrada al asiento, en segundos.
- DetecciónUn proveedor manda la factura por correo, como siempre. El sistema vigila la bandeja y detecta el adjunto al instante, sin que nadie esté pendiente.
- Lectura con IALa inteligencia artificial extrae proveedor, número, fechas, base, impuestos, total y vencimiento del PDF, aunque cada proveedor use un formato distinto. Sin plantillas ni OCR configurado a mano.
- ValidaciónSe cruza con el pedido y el albarán en tu ERP: importes, líneas, condiciones. Lo que cuadra, sigue; lo que no, se marca.
- ContabilizaciónEl asiento se crea en tu ERP con su vencimiento y la factura queda archivada con nombre y carpeta correctos.
- Revisión humanaSolo las facturas con algo que no cuadra llegan a una persona, con la información preparada y el motivo señalado. Unos veinte segundos por factura.
Requisitos reales, no una migración.
Un buzón de proveedores (o una carpeta donde lleguen las facturas), acceso a tu ERP por API o mediante importaciones, y las reglas de validación que hoy aplica tu administración de cabeza: qué se acepta sin pedido, qué desviación de importe se tolera, quién aprueba qué.
No hace falta cambiar de ERP ni de banco. Trabajamos con Sage, Holded, Odoo, A3, Navision y otros; cuando no hay API, usamos sus importadores.
- Errores de copia: cero, porque nadie teclea.
- Facturas perdidas: cero, porque todas quedan registradas al entrar.
- Tiempo de administración: de horas a minutos, dedicados solo a las excepciones.
Lo que hace que un proyecto así falle o funcione.
Falla cuando se automatiza un proceso que no estaba definido: si hoy cada persona valida de una forma, la máquina no sabrá cuál copiar. Falla cuando se quita la revisión humana del todo por ahorrar segundos. Y falla cuando se intenta cubrir el cien por cien de los casos desde el primer día.
Funciona cuando se empieza por los proveedores habituales, se fijan reglas claras, se deja a una persona con la última palabra en las excepciones y se mide cada semana cuántas facturas pasaron solas.
Lo que nos preguntan antes de empezar.
¿Y si el proveedor manda la factura en papel?
Se escanea o se fotografía desde el móvil y entra por el mismo flujo. La lectura con IA funciona con imágenes y con PDF.
¿Cumple con la facturación electrónica obligatoria?
La lectura y contabilización automática es compatible con los formatos electrónicos que se están imponiendo; de hecho los simplifica. Las obligaciones de emisión (Verifactu) las cubre tu programa de facturación o tu gestoría.
¿Cuánto tarda en estar en marcha?
Con un buzón y un ERP accesibles, los primeros proveedores suelen estar automatizados en días.
Tráenos diez facturas y te lo enseñamos.
En la sesión gratuita las pasamos por el flujo con tus reglas y ves qué se contabiliza solo y qué llega a revisión.